بسـمه تـعالی
هتل شامل بخش های گوناگون و کارمندان زیادی است البته باید در نظر بگیریم تعداد کارمندان و بخش های هر هتل بستگی زیادی به بزرگ یا کوچک بودن و همین طور سطح هتل از نظر تعداد ستاره دارد.
مـدیـریت هتل کیست؟
هتل داری یک کار حساس اجتماعی است و با افراد مختلف و سلیقه های گوناگون سروکار دارد و در مقیاس وسیع تری جلب توجه می کند.
مدیریت هتلی که فاقد تجربه و معلومات لازم در رشته هتلداری باشد ، نه خود قادر است هتل را اداره کند و برای خود سود مکفی و برای مسافران آسایش نسبتاً کامل ایجاد نماید و نه به علت عدم اطلاع و آشنایی به مسایل مربوط ، قادر است کارکنان وارد و مجّرب انتخاب نماید تا هتل را به بهترین وجه اداره کنند. بخصوص که این قبیل کارکنان ورزیده و متبحر،کم یافت می شوند و هر مدیر هتلی شخصاً باید آنها را تربیت کند و برای خدمت در این صنعت آماده سازد ، پس حتماً باید از وجود متخصصین امردر رشته هتل داری یا تربیت یافتگان زیر نظر آنان استفاده شود.
مقام مدیریت هتل شغلی است احترام انگیز که از اهمیت خاصی برخوردار است و علاوه بر حقوق و مزایایی که بدان تعلق می گیرد ، مقایر زیادی منافع حاشیه ای نیز بدان وابسته شده است. ضمن آن که می تواند میهمانی های خود را نیز در هتل برگزار کند این امتیاز را هم دارد که از غذا ، نوشابه و غیره در هتل استفاده نماید. اما از سوی دیگر میزان مسؤولیت ها و مشغله و گرفتاری های فکری او نیز بیش از دیگر مقام های مشابه است. مشکلات مربوط به پرسنل ، میهمانان و اداره ها و طرف های قرارداد با هتل و دیگر مسائلی که هر روز در برابر مدیریت به نوعی اظهار وجود می کنند که با روز قبل متفاوتند و هیچ وقت مشابه هم نیست. وی باید با بردباری و شکیبایی ، خود بر تمامی این مشکلات فایق آید. میهمانان هتل گهگاه مایل اند که با مدیر آن آشنا شوند و با وی طرح دوستی بریزند.گاه چنین پیش می آیدکه مدیر هتل در جریان داد و ستدهایی که میان میهمانان و افراد دیگر انجام می شود حضور می یابد و حتی در مواردی این معاملات تجاری در دفتر مدیریت هتل انجام می گیرد، گاهی هم که بعضی مسافرین وقت و فرصت آزاد دارند به اتاق مدیر هتل مراجعه می کنند و ساعت ها وقت خود را در آنجا می گذرانند و توجه نمی کنند که مدیر ممکن است در پی انجام وظایف و حل مشکلات روزانه خود باشد و فرصت او را نباید بیهوده به خود اختصاص دهند. مشخصات و کارت شناسایی و نشانی خود را به مدیر هتل می سپارند و از هر دری سخنی به میان می آورند و فکر نمی کنند که مدیر هتل در اندیشه جلوگیری از تلف شدگی ها و ضایعات هتل است، درپی رفع اشتباه ها و مشکلاتی است که از سوی پرسنل هتل پیش آمده است، منتظر خبر رفع اشکال شدن تأسیسات گرمایی؛ سرمایی یا آسانسور است که به علتی از کار افتاده است، برنامة پذیرایی از گروه های زیادی میهمانان را تدارک می بیند و … اما مدیر هتل با تمام این مشکلات و مشغولی ها باید با چهره ای باز و بدون اِکـراه با چنین افرادی روبرو شود. وی بدین منظور انتخاب و تعیین گردیده که هتل را به خوبی اداره کند و تا ممکن است مراجعین خود را خشنود و راضی باز گرداند. کیفیت ها نشانه هایی از مهارت و تجربه مدیر است و باید با تمام زمینه های شغلی و حرفه ای هتل خود آشنایی داشته باشد. دربارة خرید و تهیه مواد اولیه و نگهداری آن ها ، نحوة تهیه و تنظیم گزارش هایی که از بخش های مختلف به دست او می رسد آشنایی داشته باشد و تنها به ارقام و اعدادی که روی شیت ها و گزاش های کامپیوتری ثبت گردیده توجه ننماید، بلکه از صحت و سقم آنها اطمینان یابد. با همه کیفیت ها و ریزه کاری های رایج در هتل آشنا باشد، بر اهمیت وضع ظاهری و نمای اتاق ها ، چشم انداز و دورنمای ساختمان و تأثیر آن در جلب و جذب و میهمانان را حائز اهمیت بداند. چگونگی تأثیر مِنو غذای تهیه شده برسلیقه میهمانان را ارزشیابی و تنوع غذاهای تهیه شده را با توجه به ذائـقه های میهمانان در نظر بگیرد، طبقه یا قشرهای خاصی را که به هتل مراجعه می کنند و با توجه به انواع غذاهایی که سِرو می شود مورد بررسی و مطالعه قرار دهد و در جهت افزایش تعداد مراجعین به ارائـه ابتکارهای نوین اقدام نماید. میزان سوددهی غذاها ودیگر فروش ها را در نظر بگیرد و دریابد که آیا غذاهای تهیه شده می توانند خواسته ها و رضایت میهمانان را برآورده سازند. با وجود این که هر فرد، مسئول کاری است که به او ارجاع شده ، با این وجود و با در نظر گرفتن تمام جوانب کار، مسؤلیت کُلی به عهده مدیریت هتل است. اداره نمودن هتل به نحو شایسته، که مسافران راضی باشند و سرمایه گزار از کار خود نتیجه مثبت بگیرد ، کار آسانی نیست و در درجه اول احتیاج به تخصص و تجربه و ابتکار کافی دارد.
یکی از اُصول پیشرفت هتل و جلب مسافران و تـأمین رضایت و آسایش آن ها، همکاری دست جمعی پرسنل هتل است. اگر در هتلی همکاری دست جمعی کلیة پرسنل هتل حکم فرما نباشد و بعضی از پرسنل به هماهنگ کردن کارها علاقه و اشتیاقی نشان ندهند وضع آن هتل آشفته می شود و موجبات اختلال و ناهماهنگی به کلیه بخش های هتل نیز نفوذ می کند و آثار نامطلوب ناشی از عدم همکاری درکوچکترین واحدکار هتل مشهود می گردد و این نقص عمده را باید اساس و مایه سایر عیوب کارها محسوب داشت و سرمنشأ بی نظمی ها وخرابی های دیگردانست. با توجه به این نکته مهم و اساسی ، یکی از شرایط مدیریت ایجاد روح همکاری دست جمعی بین کارکنان است و مدیر هتل باید بتواند با تمام قوا این همکاری را بطورکامل ایجاد و کنترل و رهبری نماید و توجه داشته باشد که چنانچه در این مسـألـه موفق نباشد، انتظار تعادل و پیشرفت و بهبود در سایر شئون کار ، عبث و بیهوده خواهد بود. مدیر خوب برای کلیه کارهایی که در قسمت های مختلف هتل انجام می شود برنامه مخصوص و روشن تنظیم می نماید و برنامه هر قسمت را به مسئول امـر ابـلاغ یا به طریق مقتضی و معمول ،کارکنان را از وظایف و حدود کارشان آگاه می کند، و تمام موارد و جزئیات برنامه را شخصاً زیر نظر می گیرد. به هنگام برخورد با مسایل و مشکلاتی که اجرای برنامه ها را دچار وقفه و مانع می کند ، وی باید با ابتکار شخصی و هوش و تجربه و تدبیر ، مشکلات پیش آمده راه حل و رفع نماید و لاینـحل رهـا کردن هر مشکلی ، هر چند در ابتدا جزئی و کم اهمیت بوده ، سبب می شود به مرور، مشکل ناچیز، پیـچیده تـر و سنگین تر، و رفع آن دشوارتر گردد. بنابراین یکی از وظایف مهم وی ، رفع مشکلات و نقـایص است.
پرسنل از نظر مثبت و منفی، تحت تـأثیر اخلاق و رفتار مدیر قرار می گیرند؟ وی باید خوش رفتار و مبادی آداب را رعایت نموده و با پرسنل تا حدی صمیمی باشد که به هیچ وجه از جانب او نگرانی نداشته باشند و با دلگرمی و اطمینان خاطر ، بدون واهمه و دغدغه به ایفای وظایف خود مشغول باشند. پرسنلی که از مدیر بترسد و خود را بی ثبات و متزلزل ببیند، نقص و نارسایی های قسمت خود را از بیم موأخذه یا عکس العمل شدید به مدیر گزارش نخواهد داد. در نتیجه نقص باقی می ماند و چه بسا بر اثر به وجود نقص و کتمان عیب ، نقایص بیشتری بوجود آید و با ایجاد مشکلات کُلی ، عواقبی ظهور می کند که ترمیم و رفع آن را دشوارتر می سازد. ولی صمیمی و مهربان بودن مدیر باعث می شود که پرسنل نقص مشاهده شده در قسمت خود را بدون فوت وقت ، به اطـلاع مدیر برساند در نتیجه درصدد حـل مشکل بَـر می آیند و عیب برطرف می شود. مدیر باید همیشه الگوی خوبی برای پرسنل تحت امر خود باشد. بدین طریق درتمام مدت بین طرفین اعتماد و اطمینان و حُسن نیت کافی حکم فرما خواهد بود و سبب خواهد شد که همة پرسنل با صداقت کامل و صفای باطن وظایف مُـحولـه را به نحو احسن و مطلوب انجام دهند.
وی باید بداند که هر پرسنل که مسئول یک قسمت از تشکیلات هتل است و در رابطه با آن کار، تجربه ای به دست آورده و مهارت هایی کسب کرده است چنانچه به قسمت دیگری منتقل شود ، ناگزیر باید مدتی وقت صرف کند تا مجدداً در زمینه قسمت اخیر تجاربی پیدا نماید و به کار خویش وارد شود. لذا حتی الامکان نباید محل و نوع کار پرسنل را بی جهت تغییر دهد و اگر ضرورت ایجاب کندکه کار یکی از آن ها تغییر یابد و به قسمت دیگری منتقل شود ، مدیریت لازم است قبلاً علت لزوم این انتقال را برای او شرح دهد تا او گمان نبرد که به علت بی لیاقتی و عدم کفایت مورد بی مهری و کم توجهی قرار گرفته است. به این طریق کارمند مزبور ، احساس حقارت و عدم اعتماد نخواهد کرد و کار جدید را با رضایت خاطر و به خوبی و درستی انجام خواهد داد. مدیر باید حدود کار هر یک از پرسنل را براساس برنامه و شرح وظایف ، مشخص و معین نماید و برای هر کدام وظیفه ای تعیین کندکه قادر به انجام آن باشد. وظایف پرسنل باید در حدود قدرت و توانایی هر یک از افراد باشد که بتوانند از عهدة انجام آن برآیند، زیرا کار زیاده از حد توانایی ، پرسنل را خسته ، فرسوده و ناتوان می کند و او را از ادامه کار، باز می دارد. وظیفه هر فرد و حجم کار او باید به اندازه ای باشد که تمام وقت او را پُـر کند، تا از تحمیل کار اضافی و به هدر رفتن وقت جلوگیری شود. اعتماد به نفس ، یکی از شرایط مهم مدیریت است و بایستی وی مسؤلیت هر قسمت را به مسئول همان قسمت به طور کامل واگذار نماید. بایستی تعداد پرسنل بر اساس نیاز واقعی و مبتنی بر نیاز هتل باشد. همان گونه که برای مختل نشدن هر قسمت ، یک نیرو لازم است ، نیروی مازاد موجب نابسامانی و اختلال نیز خواهد شد. پس با بررسی کامل ، پرسنل به تعداد مورد نیاز استخدام گردد تا علاوه بر جلوگیری از مخارج اضافی ، کارها نیز به خوبی انجام پذیرد. وی باید با مسافران مانند یک دوست صمیمی و دلسوز تماس برقرار نماید و به نظریه و پیشنهادها کاملاً توجه کند تا به نتیجة اعمال ، کِـردار ، رفتار خوب و بَـد پرسنل وکارهای جاری هتل پی ببرد. زیرا یک مسافر بیش از هرکسی عیب و نقص هتل را می بیند و تشخیص می دهد و آن را الـزامـاً به بهترین وجهی مطرح می سازد و بایستی توجه به این امر یکی از بهترین راه های اصلاح عیوب هتل تلقی شود و در اصلاح آن کوشا بود. باید به شکایت پرسنل خیلی سریع رسیدگی کند زیرا تـاَخیر در این امـر، باعث تضعیف روحیه پرسنل خواهد گردید. تاَمین رفاه و آسایش فکری و اِمـرار مُـعاش پرسنل همیشه باید مد نظر قرار گیرد. ایجاد محیط صمیمانه و مساعد برای پیشرفت کارها را ایجاد نماید چون که مدیریت زمانی مفید و مؤثر می شود که وی بتواند پرسنل را خوب راهنمایی کند تا کار خود را به بهترین شکل انجام دهند ، باید فکر خود را طوری به پرسنل عرضه و هدف خود را بنحوی بیان نماید که هر یک از پرسنل در حین انجام وظیفه، مجری یک قسمت خاص از فکر و هدف وی باشند و در نتیجه همکاری و هماهنگی کامل در کارها به وجود آید. باید با هر چند وقت یک بار در سالن غذاخوری پرسنل حاضر و با آن ها غذا مِیل کند و از وضع کار و زندگی شخصی و گرفتاری های آنان سؤال کند تا دریابندکه مدیر، دوست دلسوز آنان است. آموزش پرسنل و آشنا ساختن آن ها به جزئیات و رمُـوز کاری که انجام می دهند، بنابراین در هر فرصت مقتضی و مناسب ، تعلیم و کارآموزی را باید مد نظر قرار داد. و برای تکمیل اطلاعات و معلومات آنان ، نهایت سعی و کوشش را مبذول داشت. اجرای این امر، مستلزم آن است که شخص مدیر در تمام قسمت ها کار کرده و تجاربی اندوخته باشد تا بتواند با تجربه و اطلاع کافی به پرسنل آموزش بدهد.
باید با مسایل و مشکلات بخش مهندسی هتل در زمینه های فنی و تخصصی دستگاه های تهویه مطبوع ، ماشین های آشپزی و ماشین های لباسشویی آشنا باشد و کنترل لازم را انجام دهد. نور پردازی و استفاده از لامپ های روشنایی و لوکس نور در بخش های مختلف هتل را بررسی کند و از اتـلاف انرژی بـرق که نوعی اتـلاف سرمایه و هزینه است جلوگیری نماید، بخش های مختلف هتل را در راستای وصول به هدف مطلوب به هماهنگی درکارها و انجام وظایف خاص یاری برساند و در برقراری روابط انسانی و همکاری مداوم در میان پرسنل هتل نقشی سازنده را بر عهده گیرد.
کاستن از مخارج جانبی و زایـد، کم کردن استهلاک وسایل و ضایعات و به دست آوردن سودهای جنبی هتل و جلوگیری از اشتباهات انسانی تنها از عهده یک مدیر لایق بَـر می آید. درتماس هایش با پرسنل یا در معاملات خود با اشخاص بتواند روابط استوار و مستحکم برقرار سازد و با هر یک از افرادی که در این موارد رویاروی می شود با توجه به فرهنگ برداشت های آن ها ، رفتار مناسب در پیش گیرد. این واقعیت را باید بپذیرد که اشخاص مختلف هر یک دارای روحیه و اخلاق ویـژة خود هستند که از نظر خودشان واجد یک شخصیت منحصر به فرد و استثنایی شمرده می شوند، هر کدام از پرپسنل ممکن است از مهارت ها و توانایی های خاصی بهره مند باشند و یک مدیر مجرب بایستی با هریک از آن ها رفتاری که مورد قبول وی باشد از خود نشان دهد و به مشکلات و مسایل آن ها به خوبی رسیدگی نماید.
تشخیص هزینه های فوریت دار بر عهدة وی می باشد که باید بی درنگ دستور پرداخت آن ها را صادر نماید. همچنین در مورد تهیه موادغذایی ، مقدار هزینه و راه های فراهم سازی آن بایستی اطلاع کافی داشته باشد، نحوة کنترل و نظارت برکارهای بخش خانه داری را بداند و این موضوع مهم را تـحقق بخشد که هتل را همیشه باید تـمیز و پـاکیزه نـگاه بدارند و بر جریان مواد و لوازم پاک کننده ای که از انبارهتل تحویل گرفته می شود، نظارت دقیق داشته باشد تا این مواد تنها به مصرف پاکیزه سازی و نظافت در هتل برسد و به خارج از هتل بُـرده نشود. میزان و مقدار مصرف این مواد را می توان با توجه با نرم افزارهای نصب شده یا فُرم های چاپ شده مخصوص و از روی آمارهای مربوط به درصد اشغالی اتاق ها در روزها و تاریخ های معین به دست آورد که وی می باید بر این کار واقف باشد. مدیر بصیر باید تشخیص دهد که میهمانانش چه گروه هایی راتشکیل می دهند و منبع و سرچشمة این میهمان ها کدام طبقه هستند و آنگاه با تمهیدها و تبلیغات سازنده و مؤثـر برای افزایش تعداد مراجعین خود اقدام نماید. بزرگترین دشواری ها و انتقادآمیزترین نواقص برای یک هتل و مدیر آن است که به علت ندانم کاری های پرسنل یا بی توجهی خود با کمبود مواد غذایی یا وسایل و امکانات پذیرایی از میهمانان روبرو شود و در این حال برای رفع و جبران آن راه به جایی نبرد.
مدیر بایدکه دست کم دو باردر ماه با مدیران بخش های هتل نشست هایی تشکیل دهد و در این نشست ها پیشنهادهای مطرح شده برای رفع کمبودها و بهبود کیفیت ها را مورد بررسی قراردهد. کمبودهای احتمالی را که خود به وجود آن ها پی نبرده است از مدیران بخش ها جویا گردد و اطلاعات با ارزشی را که در این گردهمایی به دست می آورد با استفاده از شیوه های مدیریت در جهت بهبود و آماده سازی بهتر کیفیت ها به کارگیرد و این مهم را با برقراری هماهنگی بیشتر میان قسمت های مختلف هتل به انجام رساند. مدیریت در این نشست ها نتایج حاصل از بازرسی ها را، که خود به دست آورده است، مطرح می کند، پیشنهادهای طرح شده را در زمینه ارتـقاء کیفیت ها، بهسازی سرویس،کم کردن هزینه ها و گـردش صحیحتر کـارها مورد بررسی و ارزشیـابی قرار می دهد و تصمیم های لازم را مقـرر می نماید. این تصمیم گیری ها که تمامی مدیران بخش ها مشارکت خواهندداشت باپشتوانه مستحکم تری دنبال خواهد گردید و اجرای آن ها پیگیرانه تر صورت خواهد گرفت و موفق تر از دستورها و تصمیم هایی خواهد بود که از سوی مدیریت و به تنهایی اتخاذ و صادر گردد. از سوی دیگر توجه به خواست ها و پیشنهادهای پرسنل هتل موجب تشویق و دلگرمی آن ها خواهد گردید تا با روحیة قـوی و شادتری به انجام وظـیفه بپردازند و خود را جـزو تصمیم گیرندگان و اندیشه سازان هتل بشناسند. نتـایج و اثـرات ناشی از برنامه ها و تصمیم گیری ها هر چند گاه باید از سوی مدیریت بررسی و سنجیده شود و میزان موفقیت ها با شکست ها را مقایسه و در جهت رفع و اصلاح معایب برآید، اگرچه از این نتایج بی اطلاع بماند در بهبود برنامه ها و شیوه های کار ناتوان خواهد بود و در زمینه ارائـه طرح های نوین و جانشین ساختن آن ها با برنامه های پیشین دچار تردید خواهد شد. از این رو بایسته است که پیامدهای خوشایند و موفقیت ها یا اشتباه ها پیش چشم آیند تا روش ها تصحیح و بهبود یابند. ضمناً باید بتواند بروز خطرها و ناگواری های احتمالی را پیش بینی کند و راه بروز آن را ببندد و آسایش و ایمنی هرچه بیشتر را در هتل خود فراهم آورد.
تمامی نیروها ، امکانات هتل ، پرسنل ، مهارت ها و تخصص های موجود باید به خدمت هدف ها و برنامه های هتل درآیند و پرسنل و دارندگان هتل تمامی توان و نیروی جسمی و فکری خود را برای پیشبرد برنامه های مترقی هتل بکار گیرند. سلیقه ها و ابتکارها و اندیشه ها و دانش های خود را در زمینه های خرید اجناس، تهیه و ارائه غذاها و خوراکی ها، ظرافت و دقت در پذیرایی و عرضه سرویس ها و خدمات، رعایت پاکیزگی ، بهداشت شخصی ، اجتماعی وتمامی نمونه هایی از این قببل را به خدمت گیرند و خالصانه در جهت ارتـقاء وضعیت هتل همکاری نمایند.
صنعت هتل داری کنونی به وجود افرادی نیازمند است که بتوانند و بخواهند نیروی ابتکار و نوآوری و استعدادهای یادگیری و سازگار شدن با شرایط محیطی و اجتماعی خود را به طور جمعی به کار گیرند و دست در دست و یک دلانه و با اشتیاق و امیدوار تلا ش نمایند و با توجه به پیچیدگی های موجود در مسیر این حرفه از مهارت کافی و تجربة لازم بهره مند باشند. در رفتارها و معاملات خود با مردم شایسته باشند، انضباط و دیسیپلین تغییر ناپذیر و محکمی داشته باشند و در همین حال از صفات اخلاقی و همیاری و فداکاری بزرگوارانه برخوردار باشندکه این جوانمردی ها همچون راز بزرگ و رمزپوشیده ای است که می تواند موفقیت های بزرگ به همراه آورد. نظرات و پیشنهادهایی که از سوی مدیر هتل درباره قسمتی از آن ارائـه می شود بایستی با رعایت همه جوانب و از جمله افزایش راندمان درکار، تعداد پرسنل، شیفت بندی و هزینه ها صورت بگیرد تا سرانجامش با عدم موفقیت همراه نباشد. مدیریت هتل بعنوان محافظ سرمایة آن شمرده می شود و این سرمایه همان ساختمان و تشکیلات و تأسیسات هتل است که مدیر درحفظ آن مسؤلیت دارد. باید از ضایعات و هدر رفتن ها جلوگیری نماید، برای انجام کارها نظم و ترتیب لازم برقرار نماید و اختیارات اجرایی کافی به مدیران قسمت های مختلف هتل واگذار کند تا برای انجام هرکار ناچار نباشند تا از شخص مدیر هتل کسب اجازه کنند که این خود از بی نظمی یا وجود کمبود در دیسیپلین هتل حکایت خواهد کرد. وی باید از قوانین و مقررات مربوط به استخدام پرسنل ، بیمه های اجتماعی ، بازخرید ، اخراج ، اضافه کاری ، شب کاری و یا کار در روزهای تعطیل توسط پرسنل آگاهی های صحیح به دست آورد و این اقدام ها را طوری انجام دهد که زیان و خسارتی به هتل تحمیل نگردد. یک مدیر خوش فکر و حسابگر در اندیشه رونق بخشیدن به اقتصاد هتل است، برخورداری از سه امتیاز تخصص ، تعهد و انضباط بدون رعایت حق تقدم لازمه یک مدیر موفق است.
یک مدیر هتل می تواند میزان تولید و کار را در هتل افزایش دهد. با افراد مختلف تماس حاصل کند و با هر یک در همان سطح فکری او رفتار نماید. می تواند از فرد فرد پرسنل هتل به صورت یک گروه هم فکر و همکار استفاده کند. دستورهای روشن و بی ابهام و سازنده صادر نماید و با قاطعیت نرم دور از هرگونه خشونت بر ناتوانی های احتمالی فردی فایق آید و سرانجام آن که یک مدیر اندیشمند می تواند مفاهیم عمومی را به فرد فرد پرسنل خود ارتباط دهد. مهارت ها و افکار سازنده از همان ابتدای آفرینش از محبوبیت و اهمیت برخوردار بوده اند و هنوز هم چنین است، دوران کنونی که به نام عصر تکنولوژی نامیده شده یک مهارت جدید بر مهارت های صنعتی - تکنیکی و ماشینی افزوده شده است و آن برخورداری از موهبت انسان دوستی ، محبت به دیگران و توانایی برای بر قرار ساختن روابط انسانی است که از هر بابت بر مهارت های تجاری و تکنیکی برتری دارد.
- اهداف مدیریت باید روشن و مشخص باشد.
- روحیـه و انـگیزه در کارکنان بـوجود آورد.
- وقت مدیر نباید صرف کارهایی که سایرین بایستی انجام دهند شود.
- باید بتواند برترین و بهترین استفاده ها را از وقت و زمان به دست آورد.
- تشخیص دهد همکاران چگونه افرادی هستند؟ مهارت ها، نقاط قوت و ضعف آن ها چیست؟
- مخارج و هزینه های فوری یا دراز مدت را تشخیص دهد و در هر مورد اقدام مناسب بعمل آورد.
- با رفتار خود می تواند از طریق مشارکت افراد و کار جمعی همه پرسنل ، به اهداف خود برسد.
- از بروز اشتباه ها و ضایعات و زیان هایی که به هر صورت ممکن است روی دهد، جلوگیری نماید.
- شیوه مبارزه با مشکلات و حل آن ها را بداند و با برنامه ریزی های کوتاه و بلند مدت از بروز آن ها جلوگیری کند.
- طـرز رفتار صحیح با پرسنل را بداند و از تـأثیر برنامه های خود در مورد فروش ها و خریدها و غیره آگاه شود.
- به مکاتبات و ارتباط های خود با افراد و مراکز دیگر اهمیت و با رفتار مناسب و پسندیده رضایت را بدست آورد.
- در موارد مقتضی برنامه ریزی و پیش بینی های لازم توانا و فعالیت تمام بخش ها و پرسنل هتل را هماهنگ نماید.
- در تصمیمات با بینش و قاطعیت عمل نموده به طوری که پرسنل را تحت تأثیر قرار داده و آن ها را به فعالیت وا دارند.
- داشتن آگاهی کامل به روش کنترل و بررسی سیستم و نکات امینی و بهداشتی را بخوبی مطرح و اجرای آن را زیر نظر بگیرد.
- شیفت بندی کارکنان را طوری ترتیب دهدکه زمان پُـرکاری و شلوغی به پرسنل بیشتردسترسی داشته باشند و هنگام آرامش و کمی کارها پرسنل کمتری فعالیت کنند.
- از آنجا که طرح های ارائـه شده از سوی مدیران بطور معمول از طرح ها و پیشنهادهای مدیران بخش ها تـأثیر پذیرفته هنگام تصمیم گیری درباره این طرح ها باید چنان عمل شود که در رده های پایین تر نیز اختلال روی ندهد.
"هنر هتل داری برازنده کسی است که در قبال مسایل جدیدی که مرتباً پیش می آید، بهترین راه حل را ارائه نماید."
مـدیـرداخـلی کیست؟
هر سازمانی برای انجام برخی فعالیت‌های کاری به یک مدیر داخلی نیاز دارد. با توجه به این‌که مدیر داخل تعامل مستقیمی با مدیریت کُل دارد باید در جریان هرگونه اتفاقی باشد تا اطلاعات مورد نیاز را در اختیار مدیر ارشد قرار دهد. بنابراین باید فردی که دانش کافی در این زمینه داشته باشد استخدام شود. این فرد به شکل مستقیم زیر نظر مدیرعامل کار می‌کند، با این‌حال در نقش هماهنگ‌کننده سایر بخش‌های یک هتل نیز به ایفای نقش می‌پردازد. و در کنار کارکنان به فعالیت اشتغال دارد و نحوة کار آنان را مشاهده و چنانچه خطایی را مشاهده نمود به فرد مربوطه تذکر می‌دهد به شکل همزمان با مدیران هم رده در ارتباط است و فعالیت کارمندان را زیر نظر می‌گیرد وی باید محیط کاری را زیر نظر بگیرد و در صورت مشاهده کوچک‌ترین اشتباهی با مدیر ارشد صحبت نموده و سعی کند مشکل را برطرف کند. با این حساب یکی از مشاغل مهم سازمانی است که ضمن هماهنگ کردن مدیران با یکدیگر با کارمندان در ارتباط است و هرگونه مشکل یا خطرها را بایستی گزارش دهد.
شـرح وظایـف مـدیـرداخـلی!
- پاسخ‌گویی به تلفن‌های عمومی.
- انجام هماهنگی بین مافوق و پرسنل.
- مشاهده فهرست بیمة پرسنل در هر ماه.
- مستندسازی و نظارت بر فرآیندهای کاری.
- کنترل و نظارت بر فرآیندهای مـالی و اداری.
- تنظیم صـورت جلسات و پیـگیری مصوبـات.
- مشاهده اسناد مالی ، مشخصات قراردادها و غیره.
- جمع‌آوری مستندات لازم برای مسئولین مالی و بیمه.
- تهیه گزارش فعالیت‌های انجام شده در هتل با تلفیق گزارش‌های سایر پرسنل.
- مراقبت از تجهیزات هتل و نظارت بر فرآیندهای نگهداری و هماهنگی جهت سرویس آنها.
- انجام کلیه مکاتبات اداری شامل شماره‌گذاری نامه ، ارسال ، پیگیری ، ثبت در کارتابل ، دریافت ، آرشیو.
سـرپرست کیـفیت : مسئولیت نظارت وکنترل بر تمامی استانداردهای مصوب در هتل را به عهده دارد.
انتـظامـات : مسئول ایجاد و حفظ امنیت و ایمنی میهمانان و کارمندان می باشد.
اُمـور اداری و خزانـه : مدیریت واحد منابع انسانی، تحویل محتویات صندوق از واحدهای مختلف هتل و انجام امور بانکی.
حسـابـدار (هزینه و درآمد) : مسئول ثبت کلیه اسناد مـالی، حقـوق و دستـمزد.
کـمـک حسـابـدار : انجام ثبت های روزانـه، بایـگانی و کنترل فُـرم ها.
صنـدوقـدار : جمع آوری وجوه نقد و پُست کردن شارژهای میهمانان به حساب اتاقشان و رسیدگی به چک اوت میهمانان و فُـولیوی پرداختی ، بستن و تحویل حساب شیفت خود به مسئول مالی هتل نیز جزء وظایف ایشان می باشد.
سـرپرست تـدارکات : مسئول خرید و تـأمین کلیة مایحتاج روزانـه تمامی واحدهای فعال در هتل می باشد.
انـباردار : مسئول کنترل موجودی ، ثبت موجودی اقلام ، انبارگردانی و توانایی انبارکردن ، شناسایی و مکان یابی اقلام ، توانایی صدور و ارسال ، جابجایی مواد و حفاظت از انبار می باشد.
فـروش و رزرواسیون : مسئول ثبت کردن ، تائید و لغو کردن رزرو میهمان می باشد. مسئولیت فروش خدمات و محصولات هتل را دارد.
پـذیـرشگر : مسئولیت پذیرش و رسیدگی به خواسته های میهمان و ایجاد ارتباط بین بخش های مختلف هتل را دارند.
سـرپرست خـانـه داری : حصول اطمینان از تمیزی و مرتب بودن اتاق ها، لابـی ، لانـدری و دیگر قسمت های هتل که به وسیلة تمامی کارمندان خانه داری تمیز و مرتب می گردد.
خـانـه دار : مسئولیت تمیز و مرتب کردن همه جانبة تخت ها ، فضای داخلی ، سرویس بهداشتی اتاق میهمان ، همچنین فضاهای عمومی واحد اقامتی را دارا می باشد.
هـاوس مَن و بِـل مَن : مسئول نظافت و نگهداری از محیط های عمومی هتل و راهروها. مسئول سرویس دهی به میهمانان و برآوردن نیازهای آنان طی اقامتشان مانند حمل چمدان هایشان و رساندن نامه ها و پیغام هایشان می باشند.
مسئـول لانـدری : نظارت و هماهنگی میان تمامی همکاران در واحد خانه داری، لاندری و سایر واحد ها جهت تحویل به موقع و با کیفیت کلیة منسوجات مصرفی در هتل.
کـارمند لانـدری : استفاده از ماشین های موجود در خشکشویی برای تمیزکردن هر نوع پارچه های حوله ای که از اتاق ها و رستوران ها به خشکشویی آورده می شود.
کافـی مَـن : مسئول آماده سازی تمامی آیتم های کافی شاپ ، توانایی سرو آن ها به میهمانان در کافی شاپ ، و نیز تمیز و مرتب نگه داشتن محیط کافی شاپ می باشد.
سـرپرست تـشریفات : ﺳﺮﭘﺮﺳﺘﯽ ﻭ ﻫﻤﺎﻫنگ ﺳﺎﺯﯼ ﺗﻤﺎﻡ ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎﯼ ﺳﺮﻭﯾﺲ ﺗﺸﺮﯾﻔﺎﺕ و فراهم آوردن تمامی نیازها و درخواست های میهمانان برای مراسم و جشن ها.
سـرپرست تـالار : سرپرستی و مدیریت ضیافت ها شامل برنامه ریزی ، چیدمان تالارها و پذیرایی از میهمانان و مدعوین را بر عهده دارد.
سـرپرست رسـتوران : سرپرستی تمامی فرآیندها و فعالیت های مربوط به رستوران و واحد اغذیه نوشابه و حصول اطمینان از رضایت میهمانان در دریافت سرویس بی عیب و نقص.
میـزبـان : مدیریت میزهای رستوران ، گرفتن رزرو میز ، حُصول اطمینان از رضایت میهمانان در واحدهای اغذیه و نوشابه و همچنین هماهنگی میان همکاران در واحد اغذیه نوشابه و سایر واحد جزء وظایف یک میزبان می باشد.
میـهمانـدار : مسئول آماده سازی سالن رستوران و وسایل موجود در آن ، گرفتن سفارش و پذیرایی از میهمانان طی حضورشان در رستوران می باشد.
کـمـک میـهمانـدار : مسئول تمیز نگه داشتن محیط رستوران و کمک به میهماندار می باشد تا ﺩﺭ ﺭَﻭﻧـﺪ ﺳﺮﻭﯾﺲ ﺩﻫﯽ ﺭﺳﺘﻮﺭﺍﻥ تسهیلاتی ایجاد شود.
آشپـز درجـه دو : مسئول ﺁﻣﺎﺩﻩ ﺳﺎﺯﯼ ، ﺍﺩﻭﯾﻪ ﺯﺩﻥ ﻭ ﭘﺨﺘﻦ ﺳﻮپ ها ، ﮔﻮشت ها ، ﺳﺒﺰﯾﺠﺎﺕ ، ﺩﺳﺮﻫﺎ ﻭ ﺩﯾﮕﺮ ﻏﺬﺍﻫﺎ ﺑﺮﺍﯼ ﺳِﺮﻭ ﺑﻪ میهمانان و کارمندان ﺩﺭ رستوران می باشد.
آشپز درجه سه : مسئول ﺁﻣﺎﺩﻩ ﺳﺎﺯﯼ ﻭ ﺍﺩﻭﯾﻪ ﺯﺩﻥ ﺑﻪ ﺗﻤﺎﻡ ﻣﺤﺼﻮﻻﺕ ﻏﺬﺍﯾﯽ ﺳﺮد و گرم ﺑﺮﺍﯼ ﺻﺮﻑ ﺩﺭ رستوران می باشد.
خـدمـات (ظرفشویی و نظافتچی) : مسئول تمیزکردن ظروف و دیگر آیتم های مصرفی رستوران در ماشین ظرفشویی ، خشک کردن آن ها و تمیزکردن کلیة تجهیزات آشپزخانه می باشد.
سـرپرست کـلوپ ورزشی : مسئول آموزش دادن و کنترل حرکات ورزشی افرادی که به مجموعه ورزرشی هتل می آیند، می باشد. ایشان باید توانایی تعمیر و کارکردن با وسایل ورزشی و نیز تمیز نگه داشتن مجموعه ورزشی را داشته باشد.
"در صورت تخلف یا بی توجهی به مسائل محولـه پرسنل ، بایستی برابر مقررات ابتداء با اعلام کتبی پاسخ مستدل هر یک از موارد شبهه آمیز و مورد اشاره پرسیده شود. تا ضمن ارائـه پاسخ کتبی مراتب شفاف سازی گردد."
ومن اللـه التوفیق
جوادذبیحی راد
مـشاور/ مـدرس/ کارشناس/ ارزیـاب
www.instagram.Com/JZR1354
JZR1354@Gmail.Com
www.JZR1354.Com
JZR1354.Blog.Ir
09151155029
