مهمترین کارت در هتل این فرم است.قرار دادی است که بین هتل و مهمان امضا می شود مبنی بر اینکه این فرد ساکن هتل برای مدت مشخص و مبلغ تعین شده است .
این کارت دوصفحه دارد صفحه اول را تور لیدر یا مهمان اصلی پر می کند که شامل مشخصات ضروری و کاربردی است.
منظور از اطلاعات ضروری (الزامی) اطلاعاتی است که میهمان موظف به ارائه آنها درهنگام ورود میباشد. بدون اخذ آن اطلاعات ،عمل تشریفات ورود ناقص می باشد.
اطلاعات الزامی به دو دلیل بسیار مهم اخذ می شود :
دلیل اول ،رعایت جنبه حقوقی قضیه است
چرا که فرم رجیستر کارت در واقع حکم یک سند عقد اجاره موقت محلی است که با شرایط و قیمت خاصی برای زمان مشخص و بر اساس یک سری ضوابط در اختیار متقاضی گذاشته می شود و در صورت هر گونه اختلاف و یا عدول از شرایط آن ،فرد ذی نفع می تواند به سازمان ذیربط مراجعه و احقاق حق نماید.از جمله این اطلاعا ت و الزامات می توان به ذکر تاریخ خروج اشاره کرد که عملاً بسیار مهم می باشد چرا که تاریخ خروج به منزله پایان زمان قرار داد و امضای میهمان به منزله قبول شرایط و ضوابط مندرج در کارت رجیستر بوده و نمی باید از اجرای آن عدول نماید.
دلیل دوم ،مسائل امنیی و حفاظتی است.
اطلاعات شامل :نام و نام خانوادگی ، نام پدر،شماره شناسنامه ، محل صدور ، تاریخ تولد ، محل تولد ، تاریخ ورود و خروج ، آدرس ، امضاء و مشخصات همراهان و نسبت آنان با مهمانان اصلی می گردد.
درمورد خارجیان و اتباع بیگانه شماره پاسپورت ، تاریخ اعتبار ، ملیت ، شماره ویزا ، تاریخ اعتبار آن نیز در لیست اطلاعات الزامی قرار گرفته است می باید همه روزه گزارش گردد.
اطلاعات کاربردی و آماری مدیریت هتل با توجه به نیاز خود برای برنامه ریزی و امور تبلیغاتی نیاز به یک سری اطلاعات آماری دارند که از طریق همین فرم پذیرش از میهمانان اخذ میگردد. مانند: شهر مبدأ ، شهر مقصد ، شغل ، علت مسافرت ، وسیله مسافرت و ... به این دسته اطلاعات ،اطلاعات آماری و کاربردی می گویند.
کارت رجیستر دارای دو بخش است که این دو بخش از یکدیگر جدا شده و قسمت کوچکتر به مهمان داده می شود که شامل نکاتی مثل : ساعت ، صندوق امانات ، سرویس های عمومی و قابل استفاده میهمانان در هتل در بخش هایی از رجیستر کارت در قالب پیام و یا ایده تبلیغی گنجانده می شود. این قسمت از کارت که قابل جدا شدن است شامل: شماره اتاق ، تاریخ ورود و خروج ، قیمت اتاق ، آدرس هتل و بعضی از پیغامهای هتل درج می گردد.
این قسمت دارای شماره سریال یکسان با قسمت دیگر کارت نزد هتل مهمان است ،میباشد یکی از مستنداتی است که تحویل میهمان می گردد و علاوه بر کمک وی در شناسایی و پیدا کردن محل هتل در صورت گم شدن می تواند به طور موقت جایگزین کار شناسایی و هویتی وی نیز باشد.
امضای مهمان و امضای پذیرشگر این فرم سندیت پیدا می کند. ودر پشت کارت مشخصات بقیه مهمانان درج می شود یا خانواده یا بقیه افراد تور . از نکات مهم درج شماره folio صورت حساب مهمان در کار رجیستر است که برای پیگیری امور انجام می گیرد.
جوادذبیحی راد 09151155029 مدرس / مشاور / کارشناس / ارزیاب
